هو تعهد يصدر من المصرف بناء على طلب أحد المتعاملين معه /الامر بدفع مبلغ معين أو قابل للتعيين لشخص طبيعي او معنوي يسمى المستفيد دون قيد او شرط اذا طلب منه ذلك خلال المدة المعينة في الخطاب ويحدد في الخطاب الغرض الذي صدر من اجله ولهذا لا يمكن اصداره الا عن مصرف بالشروط الموضوعية والمصرفية وفق ما جاء في اعلاه وبهذا فأن اطراف الخطاب هي:

• الضامن/المصرف الذي اصدر خطاب الضمان.
• الآمر/الشخص الطبيعي او المعنوي ،زبون المصرف أو مراسله (المصرف الأجنبي أو الجهة الأجنبية الخارجية ) الذي يصدر خطاب الضمان حسب امره وتعليماته.
• المستفيد/ الجهة التي يصدر خطاب الضمان باسمها او لصالحها ويمكن ان تصدر خطابات الضمان في الحالات التالية:
  • بموجب طلب داخلي لمنفعة جهة داخل العراق.
  • بموجب طلب داخلي لمنفعة جهة خارج العراق.
  • بموجب طلب خارجي لمنفعة جهة داخل العراق.
  • بموجب طلب خارجي لمنفعة جهة خارج العراق.

الاجراءات : –

يتم تقديم طلب اصدار خطاب الضمان من قبل الجهة الامرة وذلك بموجب الاستمارة الخاصة باصدار الخطاب بعد املائها بالبيانات التالية:

1. اسم الامر.
2. مبلغ خطاب الضمان.
3. مدة خطاب الضمان.
4. المستفيد.
5. الغرض من خطاب الضمان.
6. الكفيل وفي هذه الحالة يطلب من الامر تقديم اسم الكفيل المعني وتثبيته في المحل المعد لذلك على الاستمارة في الحالات التالية:
   1. اذا لم يكن للأمر تخصيصات مقرره لأصدار خطاب الضمان.
   2. اذا كان الأمر قد أستعمل جميع تخصيصاته المقرره.
   3. اذا لم يتسنى قبول الطلب لأصدار خطاب الضان له بموافقه خاصة لأي سبب يتعلق بوضعه المالي والاداري.
   4. اذا كانت الادارة العامه قد اشترطت بموجب استمارة إقرار التسهيلات ضرورة اصدار خطاب الضمان بموجبها لضمان شخص أو جهه معينه.
7. التأمينات: يجوز للمصرف ان يطلب تأمين نقدي أو عيني مقابل إصداره لخطاب الضمان توثيقاً للالتزام الناشيء عنه وقد يكون ذلك بشكل تأمينات نقدية بكامل مبلغ الخطاب أو بنسبة معينه فيه أو نسبة أكبر من مبلغ الخطاب أو رهن أسهم أو سندات أو إيداع أي أموال منقولة أو رهن عقارات أو ان يكون التأمين تنازلاً من الأمر عن حقه لدى المستفيد ويجري ذلك من قبل الفرع استناداً لما هو مثبت في إستمارة إقرار التسهيلات المصرفية وبالنسبة تطل حاله على حده.
8. يتم استحصال توقيع الأمر على الاستمارة وفي المحل المخصص تأييداً منه بصحة المعلومات المدرجة في الحقول المذكورة في اعلاه.
9. يوافق مدير الفرع على اصدار خطاب الضمان بموجب الشروط الواردة في استمارة اقرار التسهيلات المصرفية أو حسب صلاحياته المقرره بأستمارة التسهيلات المصرفية او يصدر الخطاب محسوباً على اعتماد زبون له اعتماد مخصص لاصدار خطابات الضمان وبكفالة على ان يستحصل تأييد رئيس الشعبة على ذات الاستمارة بأن المبلغ قد حجز من تخصيص الزبون وغير ضامن الحالات الاخرى ويمكن استحصال موافقه الادارة العامة في حالات معينه تخرج عن صلاحية مدير الفرع ولحالات محدودة.
10. يخصص لكل خطاب ضماني اضبارة خاصة عند اصداره ويحجز له رقم تسلسل كما ان استمارات الضمان فيها ارقام متسلسلة وان رقم الخطاب يدرج في جميع الاوراق المتعلقة بالخطاب والمستندات واستمارة الطلب وكذلك ينظم عقد خطاب الضمان عن الاستمارة ويستحصل عليه توقيع الأمر والكفيل ان وجد ويستوف رسم الطابع.

الوثائق المطلوبة : –

وهي المستمسكات الرسمية لطالب الخطاب (الأمر) والكتب الرسمية ان وجدت والتي تؤيد حاجته لخطاب الضمان ان وجدت والصادر من الجهه المستفيدة موضحاً فيها تفاصيل خطاب الضمان المطلوب من حيث المبلغ ونوع الخطاب والغرض منه ومدته.

الإطار القانوني والشروط : – 

وهي ذات الشروط المذكورة في الاستمارة الموقعة من قبل طالب الخطاب وكذلك ماهو مثبت في قانون التجارة النافذ رقم (30) لسنة 1984 المعدل وكذلك ماهو متفق عليه بين الأمر والمستفيد والمصرف من حيث مدة الخطاب وتاريخ الاستحقاق وغير ضامن الشروط.

وقت الخدمة القياسي : – 

هو الوقت المستغرق منذ تقديم الطلب وطبيعة الخطاب والتأمينات المقدمة ونوعها وهل هو بصلاحية مدير الفرع أو بصلاحية الادارة العامة كلها امور تحدد الزمن اللازمة لأنجاز الخطاب.

الرسوم : – 

يتم استيفاء الرسوم والعمولات المقررة في جدول الاسعار الصادر في المصرف والتي تختلف بأختلاف مدة الخطاب ومبلغه.